Persuratan & Perjalanan Dinas

Persuratan

Modul Persuratan mencatat surat masuk dan keluar, serta menjadi tempat nomor order pelayanan tercatat.

Buka dari menu Persuratan. Setiap jenis surat memiliki agendanya sendiri.

Membaca dokumen secara otomatis

Surat masuk berupa foto atau PDF dapat dibaca otomatis untuk mengisi agenda — nomor, tanggal, asal, dan perihalnya diusulkan sistem.

Fitur ini memerlukan GOOGLE_AI_API_KEY. Tanpa kunci itu, agenda tetap dapat diisi manual.

Perjalanan Dinas (Perjadin)

Modul ini menghasilkan Nota Dinas dan Surat Perintah Tugas sekali input — tidak perlu mengetik ulang data yang sama di dua dokumen.

Menyiapkan isian dropdown

Sebelum membuat konsep pertama, isi dulu Perjadin → Pengaturan: bidang, DPA, PPTK, sub kegiatan, pegawai, lokasi, dan jenis NIP.

Data ini diisi sekali lalu dipakai seterusnya.

Dengan atau tanpa nota dinas

Inilah pilihan yang menentukan seluruh isian berikutnya:

Pada mode tanpa nota dinas, dasar surat permohonan wajib diisi — itulah yang menjadi dasar penugasannya.

Sistem memilih sendiri template yang sesuai berdasarkan mode, penanda tangan, dan jumlah pegawai yang ditugaskan.

Membuat konsep

1. Pilih mode, bidang, dan keterangan penugasan
2. Centang pegawai yang ditugaskan — urutan centang menentukan urutan pada surat
3. Isi tanggal, lokasi, dan keperluan
4. Simpan

Setelah tersimpan, tombol Nota Dinas dan SPT tersedia untuk diunduh sebagai .docx.

Arsip SKHP

Menu Arsip SKHP menampilkan dokumen tahun-tahun sebelumnya.

Setiap awal tahun, data SKHP tahun lalu dipindahkan ke lembar arsip tersendiri — langkahnya ada pada panduan replikasi bagian Merawat Aplikasi.

Arsip dapat dicari, disaring, dan diunduh seperti data tahun berjalan. Baris hasil tera ulang kembali diberi penanda tersendiri agar riwayatnya terbaca.

Audit Keunikan Data

Menu Audit Keunikan Data memindai lembar utama untuk mencari nilai kembar pada nomor barcode, token validasi, dan nomor SKHP.

Bila ditemukan, kartu peringatan muncul pada bagian Perlu Tindakan di dasbor. Periksa dan perbaiki, karena nilai kembar membuat halaman validasi publik menunjuk dokumen yang keliru.

Surat Masuk Metrologi tidak diinput dari sini

Sejak 3 September 2026, tab Surat Masuk Metrologi tidak lagi punya tombol "Tambah Manual" maupun unggah-ekstrak AI. Ini disengaja.

Isi surat masuk metrologi adalah permohonan tera/tera ulang. Bila dicatat langsung di modul persuratan, ia tidak menghasilkan baris di modul Pengajuan — sehingga berkasnya tidak dapat didisposisi, tidak menghasilkan SKHP, dan tidak masuk hitungan IKM. Di layar ia tampak seperti berkas yang sah, padahal alurnya buntu.

Cara yang benar: Catat Permohonan

Untuk pemohon yang datang langsung, mengirim WhatsApp, e-mail, atau surat, gunakan tombol Catat Permohonan — tersedia di tab Surat Masuk Metrologi maupun di halaman Kelola Pengajuan.

Tombol itu membuka formulir pengajuan yang sama dengan yang dipakai pemilik UTTP, dengan satu perbedaan: yang Anda isi adalah identitas pemohon, bukan identitas Anda. Sistem mencatat terpisah bahwa Andalah petugas yang mencatatkannya, beserta kanal masuknya.

Setelah permohonan dicatat, barisnya di Surat Masuk Metrologi terbit otomatis — Anda tidak perlu mengetiknya dua kali.

Alat UTTP boleh dikosongkan

Untuk tera alat terpasang tetap, identitas alat kerap baru diketahui setelah petugas sampai di lokasi. Karena itu daftar alat boleh dikosongkan saat mencatat, dan berkas tetap dapat dikirim.

Berkas seperti itu diberi penanda "Alat belum ditentukan", dan tidak dapat ditandai Selesai sampai daftar alatnya dilengkapi lewat tombol Edit pada halaman detail pengajuan.