Persuratan & Perjalanan Dinas
Mengelola agenda surat, serta membuat Nota Dinas dan Surat Perintah Tugas sekali input.
Isi halaman ini
Persuratan
Modul Persuratan mencatat surat masuk dan keluar, serta menjadi tempat nomor order pelayanan tercatat.
Buka dari menu Persuratan. Setiap jenis surat memiliki agendanya sendiri.
Membaca dokumen secara otomatis
Surat masuk berupa foto atau PDF dapat dibaca otomatis untuk mengisi agenda — nomor, tanggal, asal, dan perihalnya diusulkan sistem.
Fitur ini memerlukan GOOGLE_AI_API_KEY. Tanpa kunci itu, agenda tetap dapat
diisi manual.
Perjalanan Dinas (Perjadin)
Modul ini menghasilkan Nota Dinas dan Surat Perintah Tugas sekali input — tidak perlu mengetik ulang data yang sama di dua dokumen.
Menyiapkan isian dropdown
Sebelum membuat konsep pertama, isi dulu Perjadin → Pengaturan: bidang, DPA, PPTK, sub kegiatan, pegawai, lokasi, dan jenis NIP.
Data ini diisi sekali lalu dipakai seterusnya.
Dengan atau tanpa nota dinas
Inilah pilihan yang menentukan seluruh isian berikutnya:
| Mode | Kapan dipakai | Penanda tangan SPT |
|---|---|---|
| Dengan Nota Dinas | Tugas memakai anggaran | Wajib Kepala Dinas |
| Tanpa Nota Dinas | Tugas biasa, tanpa anggaran | Kepala Dinas, Sekretaris, atau Kabid |
Pada mode tanpa nota dinas, dasar surat permohonan wajib diisi — itulah yang menjadi dasar penugasannya.
Sistem memilih sendiri template yang sesuai berdasarkan mode, penanda tangan, dan jumlah pegawai yang ditugaskan.
Membuat konsep
- Pilih mode, bidang, dan keterangan penugasan
- Centang pegawai yang ditugaskan — urutan centang menentukan urutan pada surat
- Isi tanggal, lokasi, dan keperluan
- Simpan
Setelah tersimpan, tombol Nota Dinas dan SPT tersedia untuk diunduh sebagai .docx.
Arsip SKHP
Menu Arsip SKHP menampilkan dokumen tahun-tahun sebelumnya.
Setiap awal tahun, data SKHP tahun lalu dipindahkan ke lembar arsip tersendiri — langkahnya ada pada panduan replikasi bagian Merawat Aplikasi.
Arsip dapat dicari, disaring, dan diunduh seperti data tahun berjalan. Baris hasil tera ulang kembali diberi penanda tersendiri agar riwayatnya terbaca.
Audit Keunikan Data
Menu Audit Keunikan Data memindai lembar utama untuk mencari nilai kembar pada nomor barcode, token validasi, dan nomor SKHP.
Bila ditemukan, kartu peringatan muncul pada bagian Perlu Tindakan di dasbor. Periksa dan perbaiki, karena nilai kembar membuat halaman validasi publik menunjuk dokumen yang keliru.